AUDITORIA EXTERNA

INTRODUCCION

Este estudio ha sido elaborado para un analisis de la administracion estrategica de la empresa "ARTE EN AZUCAR" dedicada a la elaboración de pastelería fina y organización integral de eventos en general.

Los resultados obtenidos nos servirán para tener un conocimiento cabal de los diferentes ámbitos en cuanto a los objetivos y evaluacion de Estas estrategias financieras, marketing,  y Sistemas de Información Gerencial.

ARTE EN AZUCAR

ESTRATEGIAS

Para el desarrollo de estas estrategias se tomo en cuenta las características del producto y servicio y a la población objetiva a quienes va dirigido, estos por ser un segmento económico alto tiene ciertas características en cuanto a su ritmo de vida.

 ESTRATEGIAS DE MARKETING:

 

• Se creo una pagina web con el portafolio de nuestro productos y servivios y toda la información necesaria para la captación de clientes, logrando asi èxito en la estrategia primordial que fue atraer a los clientes con paquetes integrales de máxima calidad y efectividad.

• Se participò en eventos a través de las cuales se expusò el producto y servicio. Se complementò con folletos y afiches.

•  se Agregò valor a través de presentaciones exclusivas en los diseños de pasteleria fina y novedades en las decoraciones y todo sobre los eventos.
  

• Las actividades promociónales  se basaron en las siguientes acciones, las cuales establecen la diferenciación del producto: 
• En el hogar: mejoramiento de las condiciones de la calidad alimentación y salud en la familia.
• Se contactò también, con empresas que  continuamente realizan actividades de integracion para ofrecer servicios de agasajos, ceremonias, restaurantes especiales, otorgándole un precio atractivo.
• La distribución se hizo a través de venta directa a los clientes en el local o mediante servicio delivery.
  

• Se le diò una tarjeta de fidelización a nuestro cliente que hayan contratado con nosotros, por pedido y organización de eventos que les bridaron una ventaja económica a la hora de que regresen. Además se les esta llamando a degustar nuevos productos que se vaya fabricando, estado en contacto permanente.

 

                 ESTRATEGIAS FINANCIERAS:

• se Propuso un precio acorde a los consumidores objetivo, de manera que genere una clientela preferencial, con un marco de fidelización, cumpliendo con los objetivos de la empresa.

•  se buscò proveedores que pudieran abastecer con materiales de calidad y entrega oportuna. Además, se contò con un sistema de crédito flexible, lo cual fue algo positivo.

• respecto al control de gastos  y seguimiento  de las finanzas, la organizacion debe tomar muy en serio un estricto manejo ya que se puede debilitar, no solo en esta area sino en otras. Para asegurarue se apoyan estos esfuerzos, en lugar de debilitarlos, se ha establecido los siguientes                                       pasos:

Rediseñar el gráfico de cuentas, presupuesto e informe financiero a través de
líneas de centro de costes, con un miembro del personal con experiencia responsable.
 

Reuniones mensuales con los encargados de los centros de costes en los que se
presentarán informes financieros mensuales y se discutirán los problemas identificados
y los pasos a tomar para tratarlos.

Reconocimiento individual y en equipos de la reducción de los costes significativos.

Realiza una operación de corrección cuando puedas ver que algo va mal. Así, por
ejemplo, cuando diriges tu correo directo revisa las devoluciones antes de avanzar y, si
es necesario, ajusta tu objetivo o información o incluso deséchalo todo.

Utiliza tablas y gráficos para mostrar la dirección ( ej. los objetivos actuales de forma
mensual durante un año). Esto es especialmente útil para la gente que no dispone de
mucha información financiera.

Utiliza información para llegar a conclusiones y tomar decisiones.

ESTRATEGIAS DE SISTEMAS DE INFORMACION GERENCIAL:

• se implementò la Tarjeta Electrónica para Clientes como una  forma de comercio electrónico permitiendo ofrecer al cliente los productos que desea y coordinarlo con la base de datos demográficos y preferencias en la adquisicion de  productos y prestacion de servicios, logrando asi el objetivo de atraccion y captacion de clientes en la region.

• se implementò la Comunicación Electrónica con el Proveedor ya que Por medio a este mecanismo la empresa logra incrementar la lealtad de sus proveedores. El resultado que se obtuvo f el incremento en las ventas tanto para el la empresa como para el proveedor.

• se instalò Interfaces de Voz como Apoyo en el Proceso de Ventas de producos,  se hizo utilizando una línea telefónica que apoya el proceso de ventas de productos, permitiendo que la computadora realice de manera automática el proceso, afectando así también el inventario y las cuentas por cobrar. fue una excelente fuente de control.
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EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO

Gerente general.

• ·      Diseño un excelente marco estrategico para el cumplimiento de sus objetivos que se reflejada en el siguiente informe:

•  Controlò el desarrollo de los planes de cada una de los departamentos de la empresa para lograr los objetivos propuestos en un 80%.

• ·Atendio el servicio al cliente como prioridad con una satisfacion de un 95%.

• Acudiò a eventos importantes  relacionados con las relaciones públicas

• Tomo  de decisiones acertadas  administrativas y de financiamiento

• Buscò alianzas estratégicas con proveedores.

• Orientò la elaboración de políticas, objetivos corporativos, manuales de procesos, procedimientos y reglamentos necesarios para la empresa.

• tuvo un deficit a la hora de Definir y supervisar los procesos de selección de personal para la realización del evento, por tal motivo habia persona inesperto en las acciones.
•  No atendiò  a cabalidad  los reclamos del personal de la compañia.

   Director Financiero

se encargò de generar, los presupuestos, balances, manejo de cuentas de la empresa. Además, todos los movimientos financieros, de liquidez o crédito que se brindaron.

·      Elaborò el presupuesto anual de la compañía, el cual no se ha salido del margen de lo establecido. y se cumplio  la  meta en un 97%.

·      Elaboro proyecciones financieras.

·      Garantizò la liquidez de la compañía para el desarrollo de sus actividades con un margen de error del 15%.

·      Entregò informes financieros a la gerencia.

·      Verificò el pago de las deudas y obligaciones tributarias de la empresa.

·       no realizo a cabalidad auditoría interna, para verificar que los procedimientos y políticas  establecidos por la compañía se estén aplicando de manera correcta.

·      Evaluò alternativas de inversión para el crecimiento de la empresa.

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   Asistente de compras.

·      Recopilò todas las solicitudes de adquisición de bienes y Servicios para                 organizar la compras.

·      Efectuò las cotizaciones a los convenientes precios de los bienes y servicios que requiera la empresa para desarrollar el evento y velar los proveedores cumplan con las especificaciones requeridas.

·      En ocaciones le falto atencion oportuna de  las necesidades de materiales, equipos y servicios que solicita el departamento de ventas-diseños.

·      No estableciò el sistema de planificación de las compras.

·      Mantuvò el control de los archivos de órdenes de compras y toda la documentación relacionada a la adquisición de bienes y servicio.

·      Coordinò la adquisición de suministros necesarios para la compañía.

·      No loograr el mejor precio, con el fin de reducir costos.

·      Estableciò sistema de cotizaciones.

-Tramitò las facturas correspondientes.

·      controlò las mercancías recibidas.

 Director Comercial.

·      Realizò planes de marketing con un cumplimiento de los objetivos de un 88%.

·      Búsqueda constante de nuevos clientes para aumentar la participacion en el mercado.

·      Evaluo la competitividad de la empresa y analizo la competencia, concluyendo nuestro liderago en el mercado.

·      Apoyò al proceso de definición de precios.

·      Formulò y evaluò indicadores para medir el nivel de satisfacción del cliente a través del servicio post-venta.

·      Diseñò e implementò estrategias promocionales y comerciales totalemente exitosas.

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    Asesor de ventas y diseño.

·      Realizò las acciones necesarias para la captación de nuevos clientes y seguimiento a clientes antiguos.

·      Organizò y programò los eventos de acuerdos a los requerimientos y necesidades del cliente.

·      no mantuvo constantemente informado al Director Comercial de la empresa sobre las actividades programadas semanalmente.

·       Diò soluciones a inconvenientes que se presentes con los clientes.

·      Ofreciò y promocionò el portafolio de servicios.

·      No programò a tiempo las visitas a empresas, asociaciones,  etc. mediante tele mercadeo, presentando un informe escrito de la gestión.

·      Presento el servicio post - venta y su respectiva evaluación.

·      Diseñò e implementación permanente de estrategias de promoción y comercialización del servicio.

·       Participar activamente en la realización de planes de acción, de mercadeo y de mejoramiento continuo.

 Coordinador de eventos.

·      Dirigiò la realización del evento y al personal de apoyo encargado de la correcta realización y desarrollo del evento. Se asegura de que todas las órdenes y contratos de eventos se cumplan a cabalidad.

·      Esta Área es la más atareada porque es quien va ser el supervisor de cada evento por lo cual debe estar muy bien capacitado para poder controlar, manejar y aportar en el desarrollo del evento.

·      Cabe recalcar que se necesitará personal de apoyo en el evento, solo si está estipulado en el contrato, ya que hay proveedores como catering que cuenta con su propio personal.

·      En caso de ser necesario y según el contrato el personal de apoyo realizará las distintas actividades desde servicio al cliente, transportación de equipos, montaje de escenarios, recepción del evento, técnicos de audio y video, entre otras cosas y deben estar en capacidad de cubrir cualquier falta de alguno de ellos.

  Secretaria Ejecutiva

·      Llevò debidamente actualizado el formulario de contactos de clientes.

·      Archivò y clasificò correspondencia recibida y enviada.

·      tardò un poco en revisar diariamente el correo electrónico para dar respuesta oportuna a las solicitudes de los clientes.

·      Atendiò debidamente las llamadas telefónicas, envió de faxes.

·      Informò al Director Comercial y Asesores de ventas acerca de los servicios que requiere el cliente.

·      No participò activamente en la elaboración y ejecución de planes de acción.

·      Asistiò al Gerente General en todos los trámites documentales a que hubiere lugar en el desarrollo de los programas y proyectos de la organización.

2.análisis de los obstáculos en la planeación estratégica

2.1 Utiliza la planeación estratégica para tener el control de las decisiones y los recursos.

RTA:Efectivamente se pudo ver como la gerencia mantuvo una cordinacion con las demas areas  y ejecutò sus estrategias planteadas a la hora de tomar decisiones para el alcance de sus objetivos.

2.2 Realizar la planeación estratégica solo para satisfacer una acreditación o cumplir con requisitos de la regulación.

RTA: Cumplir con un requisito de regulacion ya que es una herramienta gerencial  medible que permite la planificacion previa y sobre ellas generar planes de accion, presupuestos, control y acciones claras para el cumplimientos de los objetivos organizacionales.

2.3 Pasa con demasiada rapidez de la definición de la misión a la formulación de la estrategia.

 RTA: SI. Ya que el valor agregrado  del producto y servicio ofrecido lo permite.Su integralidad y exclusivodad con un factor importante que refleja la mision y planeacion estrategica.

2.4 No cumplir el plan a los empleados y dejar que sigan trabajando sin saber nada. 

RTA: Se cuenta con un manual de funciones bien definido y una constante conmunicacion con los directivos de la empresa hacia sus empleados manifestando siempre las estrategias y haciendo frecuentes correccion cuando se presentan desvios.

2.5 Que la administración tome demasiadas decisiones intuitivas que entren en conflicto con el plan formal. 

RTA: en ocaciones surge la situacion que toca tomar una desicion para resolver algun incoveniente de imprevisto que desvia las actividades de la empresa. Es ahi cuando se pone a prueba la efectividad del plan estrategico y se reevalua llegando  a dudar de sus buenos resultados. Pero es solo por la incertidumbre que produce a la gerencia, la falta de experiencia y  confiablilidad del  plan estrategico.

 2.6 Que la administración no apoye activamente el proceso de planeación estratégica.

RTA: La empresa Arte en Azucar se ha concientizado de la necesidad  de  mantener una administracion ligada a los planes estrategicos ya que considera que es una herramiento primordial para el mejoramiento continuo que llevarà al èxito la organizacion.

 

2.7 No utilizar planes como una pauta para medir el desempeño.

RTA: Arte en azucar si implemento un plan   para medir el desempeño de su organizacion, pero no por aparte, sino va de la mano con los financieros donde por medio de resultados que toma constantemente, hace correcciones cuando algo va mal, y de paso mide el desempeño de esa area.

2.8 Delegar la planeación en una sola persona en vez de comprometer a todos los gerentes.

RTA: Fue hecha por medio de estudios sobre datos precisos y tambien lluvia de ideas, pero la mas constante es la de lluvia de ideas que son evaluadas por la gerencia aunque no tiene una frecuecia definidad. lo cual no podria ser muy conveniente.

2.9 Implementar que los empleados claves participen en todas las fases de la planeación.

 RTA. Arte en Azucar involucra a los empleados que mayor experencia,creatividad  y confianza tienen a una serie de preguntas sobre diferentes situaciones, (oportunidades, debilidades, fortalezas y amenazas) y asi que aporten sugerencias valiosas que logicamente serian utiles a la hora de plantear o replantear estrategias. ya despues la gerencia estrategica junto con otras fuentes de  informacion crea su plan estrategico y de accion de a cuerdo a los criterios de ellos.